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『電腦技術』Word 八大省力小幫手

Tips1:Word幫你自動存檔
常常打了一個早上的文件,結果因為當機又忘記存檔,讓你一個早上的心血全功盡棄嗎?讓Word 在幕後幫你做好隨時存檔的功夫。
Step1:在功能表上選擇【工具】→點選【選項】→選擇【儲存】分頁
Step2:勾選「儲存自動回復資訊時間間隔」→在「每___分鐘」內輸入你想要word幫你自動儲存的間隔頻率,或是利用上下鍵更改。
溫馨小提醒:
1.還是不要忘記常常存檔的習慣(按下存檔鍵或是按Ctrl-S)。
2.如果你同時打開了多個文件一起編寫,要存檔時不需要跳到一個個視窗按存檔,只要按著Shift 鍵,然後用滑鼠點選【檔案】,就可以看到一個【全部儲存】的功能選項,按下即可以將全部的文件快速存檔。 


Tips2:垂直選取
通常,你不會經常需要垂直選擇一個文章區塊,但是當你打開一個檔案,在每一行字的前頭都出現一堆亂碼,或是你想要複製每一行字的開頭標題,你就可能要一行一行刪除或複製。但是如果學會這個技巧,保證三秒鐘馬上搞定。
Step1:同時按著Alt鍵和滑鼠左鍵,垂直拖曳游標,選取你想要的文字部分
Step2:選擇好之後,放掉滑鼠左鍵,就完全選取。之後你就可以複製或是刪除文字。

 
Tips3:滑鼠不靈敏,也能快速選取
常常因為滑鼠不靈敏,或是所要選取的範圍長達好幾頁,總是不能準確地用滑鼠選擇到想要的文字段落嗎?其實除了用滑鼠左鍵拖拉,還有一種滑鼠點擊法,只要按住shift,用滑鼠點兩下,可以更快速準確地選取文字
Step1:如果要選取一個字句、或是一段文字,將游標移到你想選取段落的起頭,用滑鼠左鍵點擊一下。
Step2:按住Shift鍵,再將游標移到想反白的結尾,再用滑鼠左鍵點擊一下,就搞定了。


Tips4:快速轉換英文大小寫
當你打完所有文件,才突然發現
英文標題都沒有大寫,其實你不用再重打一次,Word可以幫你快速轉換英文大小寫。
Step1:先選取要修正的文字後,在功能表上選擇【格式】→【大小寫轉換】→你就可以在選單中選擇你想要的大小寫格式。
Step2:還有一種快速轉換英文大小寫格式的方法,是你選取文字之後,按Shift+F3,每按一次,就會轉換一種大小寫的格式。 


Tips5: 設定你喜愛的表格格式
Word預設的表格格式是最簡單的表格樣式,如果你想要讓表格更美觀,更加易讀,Word還有提供多種樣式讓你選擇。
Step1: 開啟一個內含表格的文件,或是建立一個新表格。
Step2:將游標移到表格內,然後點選功能表上的【表格】→選擇【表格自動設定】,就會跳出表格自動設定的視窗。
Step3:在該視窗內有很多種表格的選擇,可以先在小視窗內預覽表格的樣式。一旦找到你喜歡的表格,點選它並點選【確定】,就搞定了。


Tips6:上禮拜打的文件,三秒鐘找到
只要打開功能表上的【檔案】,你通常會從下拉式選單的下方,看到四個你最近開啟過的文件檔案,可以幫助你快速開啟最近在使用的文件檔,而但是對於日理萬機的你,四個真的夠嗎?其實Word可以幫你列出最多九個最近開啟的文件檔,讓你不用為找一份前一個禮拜打的文件,在
電腦檔案夾裡找半天。
Step1:選擇功能表上的【工具】→點選【選項】→選擇【一般】分頁。
Step2:在【最近使用檔案的清單】框裡,鍵入你想要在【檔案】功能表上呈現的檔案數量,然後按【確定】,
系統就會記憶住你的偏好。
溫馨小提醒:
每個人都要秘密。如果你使用的是公共的
電腦,而你想把你最近使用過的檔案藏起來,不想讓下一個使用者知道,只要取消【最近使用檔案的清單】前面的打勾符號,就完全不會顯示了。


Tips7:懶人打字法第一招:自動圖文集
在
工作文件中,總是會有一些經常重複出現的字眼,像是日期、公司的住址、名稱,在每個文件上要鍵入這些又臭又長的資訊時,總是相當耗時。事實上,只要給Word一兩個字的提示,它可以幫你打字喔!
Step1:選取你想要讓word幫你自動鍵入的文字段落。(記得要連「段落標記」都要選取,如果沒有看到段落標記的符號,可以點選功能表上的【工具】→選擇【選項】→選擇【檢視】分頁→將【段落符號】前的空格打勾。)
Step2:選好之後,點選功能表上的【插入】→選擇【自動圖文集】,會自動跳出一個對話框,自己選擇一個記得住而且四個字元以上的指令名,點選【新增】即可。
Step3:要使用自動圖文,只要鍵入你剛剛輸入的指令名,Word就會跳出一個對話框,只要按下Enter 或 F3,Word就會自動幫你完成完整的文字段落(你剛剛打的指令名則會消失。)
Step4:如果你忘記你的指令名,只要再點選功能表上的【插入】→選擇【自動格式設定】,會出現一個你曾經建立過的列表,只要選擇再點選【插入】→【確定】。


Tips8:懶人打字法第二招:自動校正
Word 的「自動校正」功能,可以幫你檢查文件中的英文拼法有沒有拼錯,並自動幫你改正。但我們也可以用它來幫我們鍵入又臭又長的固定文件內容,而且不用像「自動圖文集」一樣,還要按Enter 或 F3,
系統就會自動幫你轉換。譬如說只要鍵入「zz」,Word就會幫你打上你的e-mail住址。
Step1:點選功能表上的【工具】→選擇【自動校正】,就會跳出一個對話框視窗。
Step2:在「取代」空格上,鍵入你想要的指令名(最少兩個英文字即可,譬如:zz)
Step3:在「成為」空格上,鍵入你希望Word幫你打的文字內容(譬如說:你的
e-mail 地址),按【新增】後,再按【確定】。
Step4:現在只要你按zz後按下空白鍵,word就會自動跳出你的e-mail住址。
溫馨小提醒:
這個方法的缺點就是word不會再詢問你,是否真的要轉換成你原先設定的文字內容,就直接轉換。譬如你真的是要打zz,而不是你的e-mail地址,只要再按一下【復原】鍵,系統就會再自動轉換回來zz。

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